ارائه و سخنرانی یکی از ارکان اصلی در کار

روش‌های ارائه

ارائه­‌ها باید نقاط اوج در هر مرحله از زندگی حرفه‌ای شما باشند.

ارائه­‌ها باید نقاط اوج در هر مرحله از زندگی حرفه‌­ای شما باشند. در واقع آن‌ها لحظاتی بسیار حیاتی، فرصتی برای درخشیدن شما، معرفی برنامه­‌ها، بیان نظرات‌تان و تأثیرگذاری بر دیگران هستند.

اگر قصد تأثیرگذاری بر دیگران یا درخواست بودجۀ بیشتری داشته، یا صرفاً می‌خواهید عقایدتان را بیان کنید، ارائه و سخنرانی یکی از ارکان اصلی کار شما خواهد بود. پس چرا بسیاری از این فرصت‌های طلایی از بین می‌روند و شما نمی‌توانید به هدفی که می‌خواهید برسید؟ کتاب حاضر به تمام جزئیات یک ارائۀ موفق از جمله تحقیقات قبل از ارائه، مهارت معرفی طرح و بازخوردهای حاصل طی هفته­‌ها پس از برنامه می­‌پردازد. این کتاب به شما می­گوید چطور بر مخاطبان خود به درستی تأثیر بگذارید، چه چیزهایی را هنگام ارائه، نشان دهید و چه چیزی را حذف کنید.  

شما چه یک فرد حرفه­‌ای باشید که می­‌خواهد سخنرانی بی­عیب و نقصی داشته باشد و چه فردی تازه‌کار و دستپاچه­ که می­‌خواهد با موفقیت از یک مرحله عبور کند، در این کتاب به تمام اطلاعات لازم دست خواهید یافت. کتاب حاضر با ذکرنکات و مثال­‌هایی از بهترین ارائه­‌ها، نیاز شما را برای تأثیرگذار کردن گزارش‌ها یا حرفه­‌ای‌­تر کردن سخنرانی­تان برطرف می­‌کند.

ارزیابی مهارت­‌ها

سؤالات زیر شما را بر آن می­دارد که به جنبه‌­های مختلف ارائه بیندیشید و همچنین سؤالات دیگری را در ذهن شما ایجاد می­نماید. برای گرفتن بهترین نتیجه از این ارزیابی، پیش از مطالعۀ کتاب، پرسشنامۀ زیر را مطالعه کنید و سپس صادقانه پاسخ مناسب را برگزینید.

1. به محض اینکه متوجه شدید باید طرحی را ارائه دهید، اولین واکنش شما چه خواهد بود؟

الف) چطور می­‌توانم از زیر این کار شانه خالی کنم؟

 ب) عالی است! بر اساس استعدادهایم سعی در تأثیرگذاری بر مخاطب می­‌کنم.

 ج) جالب است! چطور می­‌توانم از این فرصت استفاده کنم؟

 

2. وقتی برای ارائۀ کار خود آماده می­شوید، اولین نگرانی­تان چیست؟

الف) راحت­ترین راه برای سرهم کردن این کار در مدت زمانی کوتاه چیست؟

ب) پیام من چیست؟

 ج) چطور می­‌خواهم بر رفتار و رویکرد مخاطبانم تأثیر بگذارم؟

 

3. هدف از ارائة این کار چیست؟

الف) نمی­دانم.

ب) انتقال پیام.

ج) نمی­دانم اما می­دانم چطور آن را بیابم.

 

4. برای ارائۀ کار خود چطور تحقیق خواهید کرد؟

الف) از همکارم اطلاعاتی قرض گرفته و مطالبی به آن اضافه می‌­کنم.

ب)  تحقیقات لازم نیست،  مطالبی که می­‌خواهم ارائه دهم، قبلاً منتشر شده است.

ج) از منابع مختلفی تحقیق خواهم کرد؛ از جمله مطالب قبلی خودم، رقبایم و خود مخاطبان.

 

5. ارائۀ شما چقدر طول می‌­کشد؟

الف) نمی­دانم.

ب) هر قدر که طول بکشد مهم نیست؟ از آغاز تا پایان وقت.

ج) بستگی دارد،  می‌­توانم بسته به علاقۀ مخاطبان آن را مختصر یا طولانی­تر کنم.

 

6. چند نکتۀ اصلی دارید؟

الف) به اندازۀ اسلایدهایی که دارم.

ب) تمام مطالب من، نکات اصلی هستند.

ج) بیشتر از 5 مورد نیست.

 

7. اگر مجبور باشید، آیا می‌­توانید بدون اسلاید، یادداشت یا ابزارهای الکترونیک، کارتان را ارائه دهید؟

الف) اسلایدها کل ارائه را شکل می­دهند، بدون اسلاید، ارائه‌­ای ندارم.

ب) مطالب را از حفظ هستم.

ج) بله حتی در این شرایط بهتر می­‌توانم ارائه دهم.

 

8. برای این ارائه، چطور تمرین می­‌کنید؟

الف) تمرین نمی‌کنم.

ب) قبلاً تمرین کرده‌­ام.

ج) تمرینی رسمی با حضور افراد.

 

9. کدام یک از موارد زیر به بهترین شکل کار شما را توصیف می‌کند؟

الف) اسلایدها را شماره‌گذاری می­‌کنم

ب)به آن­ها می­‌گویم چه چیزی را می­‌خواهم بیان کنم، سپس آن را مطرح کرده، و گفته­‌هایم را مجدداً مرور می­نمایم.

ج) با صدای بلند شروع کرده، زمینه‌چینی نموده و با اوج به کار خود پایان می‌دهم.

 

10. موقعیت ایده‌­آل شما در طول ارائه چیست؟

الف) در انتهای اتاق و در حال کنترل اسلایدها.

ب) پشت تریبون.

ج) در حال حرکت.

 

11. وقتی کارتان را ارائه می­دهید، با دست­‌هایتان چه کار می­‌کنید؟

الف) هیچ‌وقت در این باره فکر نکرده‌­ام.

ب) به تأثیرگذاری و تأکید بر نکات کمک می­‌کند.

ج) به آرامی مقابل بدنم قرار می­گیرند.

 

12. پاورپوینت برای شما چقدر اهمیت دارد؟

الف) حیاتی است.

ب) غیرضروری است.

ج) فکر می­‌کنم باید با احتیاط از آن استفاده کنم.

 

13. دربارۀ انیمیشن و ویدئو چه نظری دارید؟

الف) فکر می‌کنم عالی هستند.

ب) حواسم را پرت می­‌کنند.

ج) به زمان، مخاطب و پیام بستگی دارد.

 

14. ارائۀ کار خود را برای هر یک از مخاطبان چطور مناسب‌سازی می­‌کنید؟

الف) چرا باید این کار را بکنم؟

ب) با ذکر نام شرکت از مخاطب تشکر می‌­کنم.

ج) اسلایدها را مناسب‌سازی کرده و در صورت امکان نام آن­ها را ذکر می‌کنم.

تحلیل

بیشتر الف

این پاسخ­‌ها نشان‌دهندۀ بی‌اعتمادی شما به مهارت­‌های ارائۀ کار و تمایل به سرهم کردن برنامه است. شما باید به نگران‌کننده­ترین جنبه­‌هایی که در هنگام ارائه ممکن است پیش بیاید فکر کرده و بعد از اولویت‌بندی کردن آن‌ها، به نوبت به آن­ها بپردازید. بر تکنیک­‌هایی تمرکز نمایید که به شما کمک می­‌کنند ارائه را به‌راحتی انجام دهید؛ نظیر غیررسمی­‌تر کردن جلسه، تبدیل سخنرانی به گفتگو و استفاده از ابزارهای الکترونیکی. پنهان نشوید بلکه جلوی دید باشید.

بیشتر ب

شما به ارائۀ کارتان اعتماد دارید و حتی مشتاق به انجام دادن آن هستید. می­دانید که این فرصتی برای درخشیدن شماست و سعی دارید از این فرصت، بیشترین استفاده را ببرید. اما این‌که به جای تمرکز بر مخاطبان، بیشتر بر خود و پیامتان تمرکز کنید، خطرناک است. امکان دارد به جنبه‌های فنی تأثیرگذاری کارتان اهمیت داده و در استفاده از آن‌ها با موفقیت عمل کنید، اما بهتر است بر درک مخاطبان نیز تمرکز کنید.

بیشتر ج

این وضعیت رویکرد پیچیده‌­ای را منعکس می­‌کند که در آن هدف شما بیش از انتقال پیام، نتیجه‌گیری است؛ یعنی شما یک فرد «نتیجه‌گرا» هستید. مراقب باشید که خود را در این فرایند قربانی نکنید. هدف یک ارائۀ خوب، یادگیری مخاطبان است، اگر نتوانید بدرخشید، فرصت خود را از دست خواهید داد. به تکنیک‌­های انتقال پیام در این کتاب توجه داشته باشید.

نتیجه‌گیری

اگر این اولین باری است که خود را ارزیابی می‌­کنید، پس تحلیل فوق را هنگام مطالعۀ این کتاب در ذهن داشته باشید. به قسمت­‌های تأکیدشده و نکات و تکنیک‌ها توجه نمایید. این موارد به شما کمک می­‌کنند تا میزان پاسخ­‌های الف را کاهش داده و به ترکیبی متعادل از پاسخ‌­های ب و ج برسید. پس از خواندن کتاب و امتحان تکنیک‌­ها، مجدداً این ارزیابی را انجام دهید. اگر صادقانه پاسخ دهید، می‌توانید میزان پیشرفت خود را به‌درستی بسنجید.

اگر فردی کارکشته هستید و می­‌خواهید کیفیت کارتان را ارتقا دهید، یا اگر برای اولین بار قرار است کاری را ارائه دهید و می‌­خواهید اعصاب متشنج‌تان را تسکین دهید، این فصل به شما کمک می­‌کند اجرای خود را برنامه­ریزی نموده و سؤالاتی را از خود بپرسید که پاسخ­‌های آن برای آمادگی‌تان ضروری است. موارد زیر در این فصل بررسی خواهند شد:

  • تعیین اهداف

  • پاسخ دادن به این سه سؤال حیاتی در خصوص: مخاطب، محتوا و هدف

  • استفادۀ بهینه از موقعیت

  • انجام تحقیقی کامل

مثبت بیندیشید

برخی افراد ارائه دادن طرح‌­ها را دوست دارند و آن را فرصتی برای درخشیدن و بهترین موقعیت برای تأثیرگذاری بر مردم می­دانند. اما کسانی نیز هستند که واکنش متفاوتی در هنگام ارائۀ کار دارند، واکنش‌ آن‌ها این است که «چطور میتوانم از زیر این کار شانه خالی کنم؟»

ارزیابی مزایا

همیشه احتمال خطا در نحوۀ ارائه است نه در اهداف آن. به مزایایی بیندیشید که می‌­توانید در نتیجۀ یک ارائۀ متفکرانه به‌دست آورید. راه­‌های بسیاری برای موفق شدن وجود دارد.

  • مالی: این مزیت شامل افزایش بودجه، گرفتن بودجه، یا جلب سرمایه‌گذاران است.

  • جذب کردن: اگر یک ایدۀ جهانی یا سیاست شرکتی را مطرح می­‌کنید، سلاح اصلی شما برای تسخیر قلب و ذهن مخاطبان، ارائۀ طرح است.

  • تجلیل: اگر موقعیت حقیقی یا حقوقی­تان در خطر است، فرصتی جهت کسب اعتبار برای خود دارید. (وقتی فردی روی صحنه طرحی را ارائه می­دهد، هر دوی این موقعیت­‌ها در خطر است).

رضایت فردی: حتماً لازم نیست کار خارق‌العاده‌­ای انجام دهید، اما هر ارائۀ خوبی باید در شما احساس غرور ایجاد کند.

مزایای شخصی

طبیعی است که از فکر رفتن روی صحنه، دچار اضطراب شوید و اگر ترجیح می‌دهید که فقط با ارائه کارتان توانایی‌های‌تان را نشان دهید، ممکن است مخاطبان خود و فرصت ارتقا را از دست بدهید. برای عبور از مانع دلهره، باید شیوة «تمرکز» را در پیش بگیرید. ابتدا پنج هدف اصلی خود را نوشته و مشخص کنید که قرار است بر چه کسانی تأثیر بگذارید و چه پیامی را به آن­ها منتقل کنید. اگر نمی­دانید مخاطبانتان چه کسانی هستند، پس بخش­‌های مربوط به مخاطب، محتوا و هدف را مطالعه نمایید.

تعیین هدف

تعیین اهداف از اهمیت زیادی برخوردار است و در دو زمینه کاربرد دارد. اول اینکه با انتخاب اهداف، گام‌های نخستین­ را به‌سوی دستیابی و آماده‌سازی برمی­دارید تا به بهترین شکل به آن­ها برسید. دوم، یک عنصر روان‌شناختی قدرتمند و ساده می‌تواند با در نظر داشتن یک هدف در ذهن، فردی را که با بی‌میلی به فرایند ارائه می‌اندیشد، به فردی با انگیزة فراوان برای رسیدن به این هدف تبدیل نماید. این کار به شما کمک می­‌کند در کار ارائه هدفمندتر شوید.

دستیابی به اطلاعات داخلی

اگر پاسخ سؤالات فوق را نمی­دانید، باید سعی کنید آن­ها را بیابید. تنها با ارسال یک ایمیل یا یک تماس کوتاه تلفنی می‌توانید ارائه­تان را واضح و بی­عیب و نقص کنید. یکی از سریع‌ترین راه­‌ها برای رسیدن به دیدگاهی درست نسبت به یک شرکت (از جمله شرکت خودتان) نگاهی به وب سایت آن است. وب سایت شرکت­­‌ها معمولاً حاوی اطلاعاتی دربارۀ سهام­داران، اخبار و احتمالاً اطلاعاتی از کارکنان ارشد است و به احتمال زیاد «بیانیۀ مأموریت» را دربردارد که بیانگر هدف اصلی یا چشم‌انداز مطلوب شرکت است. بدانید که این بیانیه را ممکن است حتی بعضی از کارکنان شرکت ندیده باشند اما به شما کمک می‌­کند به دیدگاه کارکنان و اهداف شرکت پی ببرید.

تطابق دادن مخاطب با هدف

به سؤالات مربوط به مخاطب بازگردید و ببینید چه چیزی برای آن­ها جالب خواهد بود. اگر هدف، نوعی سرگرمی یا نوعی دست‌گرمی برای سخنران بعدی است، بهتر است از میزان اطلاعات کاسته و بیشتر بر یک داستان، لطیفه یا ابزارهای بصری جهت بهبود اجرای خود تمرکز کنید. اگر هیچ هدفی وجود ندارد، زیرا تنها مشغول پر کردن زمان برنامه هستید، ببینید چطور می­‌توانید به بهترین شکل به مزایای موجود در ارائه برسید. وقتی هیچ دستورجلسۀ مشخصی وجود ندارد، باید دستورجلسۀ مناسبی برای خود تهیه کنید. توجه داشته باشید که حتی اگر هدف اصلی شما، خودنمایی است، باید پیام خود را به خوبی ارسال کنید تا مخاطبان را علاقه‌مند نمایید.

وظایف خود را درست انجام دهید

ارائه‌دهندگانی که از این کار راضی نیستند، اغلب وسوسه می­‌شوند تا کار همکارانشان را قرض بگیرند. این کار در سطوح بسیاری منطقی به نظر می­‌رسد؛ اگر ارائۀ آن­ها خوب بوده، پس برای شما هم خوب خواهد بود. در مقابل این وسوسه مقاومت کنید. در کار دیگران پاسخ‌­های متفاوتی برای مخاطب، محتوا و هدف وجود دارد. شما در بهترین حالت، تنها به شکل سایه­‌ای از آن فرد عمل می­‌کنید. و در بدترین حالت، هدف و فرصت خود را از دست می­دهید؛ زیرا نمی­‌توانید به یاد بیاورید چطور یک نکته منتهی به نکتة دیگر می­‌شود. از اسلایدها، داده­‌ها و حکایت­‌های همکاران‌تان در ساختار ارائۀ خود استفاده کنید و به مطالب خود چیزی بیفزایید. هرگز از ارائۀ کار دیگران کپی‌برداری نکنید.

تحقیق کنید

اگر محل ارائه، دفتری در انتهای راهروی محل کارتان باشد، زمان اندکی را صرف بررسی آن می­‌کنید تا زمانی که این محل، یک سالن بزرگ در یک شهر دیگر باشد. به همین دلیل است که ارائه‌دهندگانی که در ادارۀ خود این جلسه را برگزار می­‌کنند، در آن سوی میز می­نشینند که پریز برق وجود دارد و شرکت‌کنندگان از جمله مدیران ارشد در نزدیکی در ورودی گردهم آمده و به علت ورود و خروج افراد، آشفته‌خاطر می­‌شوند.

اعتماد به نفس داشته باشید تا بتوانید از عهدۀ کار برآیید

تصور کنید مکان جلسه در آخرین لحظات تغییر کرده و به اتاق یا ساختمان دیگری منتقل شده است. آیا مطمئنید که هنوز به بهترین وجه می­‌توانید کارتان را ارائه دهید؟ یک دقیقه بیندیشید که اگر نتوانید اتاق را تاریک کنید تا اسلایدها را نمایش دهید، چه باید بکنید. محیطی غیررسمی را مانند دور یک میز در رستوران تصور نمایید. اطمینان از این‌که می­‌توانید بدون هیچ کمکی به ارائۀ کارتان بپردازید، راه خوبی برای کسب اعتماد به نفس است، طوری که بتوانید بر هر مشکل احتمالی غلبه کنید.

ارائۀ مناسبی داشته باشید

اگر می‌خواهید به هدف ارائه نائل آیید، مخاطبان نیز باید به خواسته­‌های‌شان دست یابند. یک ارائه‌دهندۀ خوب مانند یک فروشندۀ خوب ابتدا خواستۀ مشتری را دریافته و سپس آن­ها را به خواسته­شان می­‌رساند.

انگیزه دهید

اگر بخواهید کسی به شما توجه کند، باید مشخص کنید که سخنان‌تان چه فایده‌ای برایشان دارد. به سؤالات مربوط به مخاطب بازگردید و ببینید مخاطبان شما چه کسانی هستند. حال تصور کنید آن­ها نسبت به تغییر دادن، حل کردن یا رسیدن به چه چیزی اضطراب دارند. به پیش‌نویس ارائۀ خود نگاهی انداخته و ببینید کدام نکات موجب رفع نگرانی­های مخاطبان می­ شود. ممکن است خدمات یا کالایی جدید   را معرفی نمایید، اما به یاد داشته باشید که عامل «فایدۀ شخصی» برای تمام سرمایه‌گذاران و کاربران احتمالی، یکسان نیست. اگر متوجه شدید که نمی­توانید نیازهای مخاطب را با نکات خود هماهنگ کنید، باید به بنیان طرح خود نگاه دوباره­ای انداخته تا بتوانید به وجه مشترکی بین اهداف ارائه و نیازهای مخاطبان برسید.          
 

ایجاد علاقه

نه تنها محتوا، بخش اصلی ارائه است، بلکه می­‌تواند اجرای شما را کاملاً متفاوت کند. اگر محتوای ارائۀ شما دقیق، ساختارمدار و زمانمند باشد، نیمی از راه را برای رفع اضطراب خود پیموده‌اید. در این فصل خواهید آموخت که:

  • ارائه، کوتاه، قدرتمند و مفید باشد.
  • چطور مخاطبان را بخندانید، اما کسی به شما نخندد.
  • مطالب خود را به‌گونه­‌ای سازماندهی کنید که خود و مخاطبان‌تان‌ آن را به یاد بسپارید.
  • ارائه را با مطرح کردن نکته­‌ای به اتمام برسانید که در یاد همه بماند.
  • و در نهایت قبل از ارائه نهایی تمرین کنید.

 برگرفته از کتاب " بهترین روش‌های ارائه کار"

http://fidibo.com/books/search

1396/11/23
289

نظری ارسال نشده

در حال حاضر نظری ارسال نشده است

شما می توانید به عنوان اولین نفر نظر خود را ارسال نمایید

ارسال نظر

ارسال نظر