صفحه اصلی    تازه ها    ادبیات    تاریخ و سیاست    روانشناسی و جامعه شناسی    علوم    کودک و نوجوان    متفرقه

ناشر:سبزان
تاريخ چاپ: 1390
نوبت چاپ: اول
تيراژ: 1000 نسخه
قيمت:3000 تومان
شابک: 7–044–117–600–978

 

بهترین روش های ارائه انجام کارهای تأثیرگذار و موفق

نویسنده: استیو شیپساید

مترجم: حسین فروغی اصل

                 

 

فهرست

عنوان                            صفحه

مقدمه............................. 7
فصل اول: آماده‌سازی ..............  13
مثبت بیندیشید.................. 13
تعیین هدف...................... 15
مخاطب، محتوا و هدف ............  15
دستیابی به اطلاعات داخلی........ 17
محتوا چیست؟.................... 19
وظایف خود را درست انجام دهید... 21
بررسی محل .....................  22
ارائۀ مناسبی داشته باشید....... 23
تحقیق دربارۀ پیش‌زمینه .........  25
آشنایی با کسب و کار مخاطبان.... 26

فصل دوم: محتوا ..................  29
مختصر باشید ...................  29
متمرکز باشید................... 30
طبیعی باشید.................... 31
استفاده از طنز ................  32
سازمان‌دهی ارائه ...............  33
بحث آغازین ....................  35
شروع کار ......................  36
حفظ سرعت ......................  38
مراقبت از انتقال............... 38
پایانی خاطره‌انگیز .............  40
توجه به زمان‌بندی ..............  43
تمرین برای انجام کاری عالی ....  44

فصل سوم: ارائه‌کننده .............  47
ظاهر تأثیرگذار ................  47
پوشیدن لباس راحت............... 48
کنترل اعصاب  ..................  51
حذف ترس........................ 54
پیش‌بینی مشکلات کوچک ............  55
تمرین اجرا روی صحنه ...........  57
استفاده مثبت از ارتباط غیرکلامی  59
مدیریت فضا ....................  60
استفاده از میکروفن ............  62

فصل چهارم: استفاده از اسباب صحنه  65
استفاده از دیگر افراد به صورت ابزار کمکی  65
استفاده از وایت برد ...........  68
استفاده درست از فلیپ چارت .....  69
استفاده از پروژکتور و اسلاید ...  70
استفاده از نشان‌گرها و ابزارهای دیگر  73
استفاده از پاورپوینت ..........  74
صداها و تصاویر متحرک ..........  79
استفاده از نکات حرفه­ای ........  82

فصل پنجم: مخاطبان ...............  85
درک حالت مخاطبان ..............  85
آماده شدن از قبل............... 86
ارزیابی مداوم.................. 87
خود را بشناسید................. 88
استفاده عاقلانه از طنز.......... 88
تعامل با مخاطبان............... 89
استفاده از جزوه................ 91
پاسخ‌های صادقانه ...............  93
کنترل اخلال­گران ................  96
رسیدگی به سؤالات دشوار.......... 97
بازخوردها .....................  98
خروجی برازنده .................  99
به سخنرانی بعدی فکر کنید .....  101


مقدمه
ارائه­ها باید نقاط اوج در هر مرحله از زندگی حرفه­ای شما باشند. در واقع آن‌ها لحظاتی بسیار حیاتی، فرصتی برای درخشیدن شما، معرفی برنامه­‌ها، بیان نظرات‌تان و تأثیرگذاری بر دیگران هستند.
اگر قصد تأثیرگذاری بر دیگران یا درخواست بودجۀ بیشتری داشته، یا صرفاً می‌خواهید عقایدتان را بیان کنید، ارائه و سخنرانی یکی از ارکان اصلی کار شما خواهد بود. پس چرا بسیاری از این فرصت­های طلایی از بین می­روند و شما نمی‌توانید به هدفی که می‌خواهید برسید؟ کتاب حاضر به تمام جزئیات یک ارائۀ موفق از جمله تحقیقات قبل از ارائه، مهارت معرفی طرح و بازخوردهای حاصل طی هفته­ها پس از برنامه می­پردازد. این کتاب به شما می­گوید چطور بر مخاطبان خود به درستی تأثیر بگذارید، چه چیزهایی را هنگام ارائه، نشان دهید و چه چیزی را حذف کنید.  
شما چه یک فرد حرفه­ای باشید که می­خواهد سخنرانی بی­عیب و نقصی داشته باشد و چه فردی تازه‌کار و دستپاچه­ که می­خواهد با موفقیت از یک مرحله عبور کند، در این کتاب به تمام اطلاعات لازم دست خواهید یافت. کتاب حاضر با ذکر

آن قدر به تاثیرگذاری بر مخاطبان‌تان ادامه دهید تا متقاعد شوند.

  نکات و مثال­هایی از بهترین ارائه­ها، نیاز شما را برای تأثیرگذار کردن گزارش­ها یا حرفه­ای­تر کردن سخنرانی­تان برطرف می­کند.
موضوعات مورد بحث در این کتاب شامل تحقیق و برنامه­ریزی، استفاده از طنزهای ظریف و بجا، سازماندهی اطلاعات، چگونگی شناخت حالت و خوی مخاطبان و تعامل با آن­ها و کنترل عواملی است که در روند ارائه شما اخلال ایجاد می‌کنند. این کتاب به انواع مختلف موقعیت­ها و صحنه­ها، از اجرایی بدون استفاده از ابزارهای الکترونیک گرفته تا برنامه­هایی با تجهیزات مفید ویدئو و انیمیشن نظیر پاورپوینت، پروژکتور و حتی استفاده از افراد کمکی دیگر، می‌پردازد. بیشتر مباحث کتاب پا را فراتر از این رویکرد ساده می­گذارد: «بیـان ایده­ای که قرار است به مخاطبان بگویید، مطرح کردن آن، و مرور آنچه قبلاً ذکر کرده­اید». در اینجا به بهترین شکل شروع و تأثیرگذاری، انتقال پیام و متقاعد کردن مخاطبان و سپس بهترین نتیجه‌گیری خواهیم پرداخت.

ارزیابی مهارت­ها

سؤالات زیر شما را بر آن می­دارد که به جنبه­های مختلف ارائه بیندیشید و همچنین سؤالات دیگری را در ذهن شما ایجاد می­نماید. برای گرفتن بهترین نتیجه از این ارزیابی، پیش از مطالعۀ کتاب، پرسشنامۀ زیر را مطالعه کنید و سپس صادقانه پاسخ مناسب را برگزینید.

1. به محض اینکه متوجه شدید باید طرحی را ارائه دهید، اولین واکنش شما چه خواهد بود؟
الف) چطور می­توانم از زیر این کار شانه خالی کنم؟
ب) عالی است! بر اساس استعدادهایم سعی در تأثیرگذاری بر مخاطب می­کنم.
ج) جالب است! چطور می­توانم از این فرصت استفاده کنم؟

2. وقتی برای ارائۀ کار خود آماده می­شوید، اولین نگرانی­تان چیست؟
الف) راحت­ترین راه برای سرهم کردن این کار در مدت زمانی کوتاه چیست؟
ب) پیام من چیست؟
ج) چطور می­خواهم بر رفتار و رویکرد مخاطبانم تأثیر بگذارم؟

3. هدف از ارائة این کار چیست؟
الف) نمی­دانم.
ب) انتقال پیام.
ج) نمی­دانم اما می­دانم چطور آن را بیابم.

4. برای ارائۀ کار خود چطور تحقیق خواهید کرد؟
الف) از همکارم اطلاعاتی قرض گرفته و مطالبی به آن اضافه می­کنم.
ب)  تحقیقات لازم نیست،  مطالبی که می­خواهم ارائه دهم، قبلاً منتشر شده است.
ج) از منابع مختلفی تحقیق خواهم کرد؛ از جمله مطالب قبلی خودم، رقبایم و خود مخاطبان.

5. ارائۀ شما چقدر طول می­کشد؟
الف) نمی­دانم.
ب) هر قدر که طول بکشد مهم نیست؟ از آغاز تا پایان وقت.
ج) بستگی دارد،  می­توانم بسته به علاقۀ مخاطبان آن را مختصر یا طولانی­تر کنم.

6. چند نکتۀ اصلی دارید؟
الف) به اندازۀ اسلایدهایی که دارم.
ب) تمام مطالب من، نکات اصلی هستند.
ج) بیشتر از 5 مورد نیست.

7. اگر مجبور باشید، آیا می­توانید بدون اسلاید، یادداشت یا ابزارهای الکترونیک، کارتان را ارائه دهید؟
الف) اسلایدها کل ارائه را شکل می­دهند، بدون اسلاید، ارائه­ای ندارم.
ب) مطالب را از حفظ هستم.
ج) بله حتی در این شرایط بهتر می­توانم ارائه دهم.

8. برای این ارائه، چطور تمرین می­کنید؟
الف) تمرین نمی­کنم.
ب) قبلاً تمرین کرده­ام.
ج) تمرینی رسمی با حضور افراد.

9. کدام یک از موارد زیر به بهترین شکل کار شما را توصیف می‌کند؟
الف) اسلایدها را شماره‌گذاری می­کنم.
ب) به آن­ها می­گویم چه چیزی را می­خواهم بیان کنم، سپس آن را مطرح کرده، و گفته­هایم را مجدداً مرور می­نمایم.
ج) با صدای بلند شروع کرده، زمینه‌چینی نموده و با اوج به کار خود پایان می‌دهم.

10. موقعیت ایده­آل شما در طول ارائه چیست؟
الف) در انتهای اتاق و در حال کنترل اسلایدها.
ب) پشت تریبون.
ج) در حال حرکت.

11. وقتی کارتان را ارائه می­دهید، با دست­هایتان چه کار می­کنید؟
الف) هیچ‌وقت در این باره فکر نکرده­ام.
ب) به تأثیرگذاری و تأکید بر نکات کمک می­کند.
ج) به آرامی مقابل بدنم قرار می­گیرند.

12. پاورپوینت برای شما چقدر اهمیت دارد؟
الف) حیاتی است.
ب) غیرضروری است.
ج) فکر می­کنم باید با احتیاط از آن استفاده کنم.

13. دربارۀ انیمیشن و ویدئو چه نظری دارید؟
الف) فکر می‌کنم عالی هستند.
ب) حواسم را پرت می­کنند.
ج) به زمان، مخاطب و پیام بستگی دارد.

14. ارائۀ کار خود را برای هر یک از مخاطبان چطور مناسب‌سازی می­کنید؟
الف) چرا باید این کار را بکنم؟
ب) با ذکر نام شرکت از مخاطب تشکر می­کنم.
ج) اسلایدها را مناسب‌سازی کرده و در صورت امکان نام آن­ها را ذکر می‌کنم.

تحلیل بیشتر الف

این پاسخ­ها نشان‌دهندۀ بی‌اعتمادی شما به مهارت­های ارائۀ کار و تمایل به سرهم کردن برنامه است. شما باید به نگران‌کننده­ترین جنبه­هایی که در هنگام ارائه ممکن است پیش بیاید فکر کرده و بعد از اولویت‌بندی کردن آن‌ها، به نوبت به آن­ها بپردازید. بر تکنیک­هایی تمرکز نمایید که به شما کمک می­کنند ارائه را به‌راحتی انجام دهید؛ نظیر غیررسمی­تر کردن جلسه، تبدیل سخنرانی به گفتگو و استفاده از ابزارهای الکترونیکی. پنهان نشوید بلکه جلوی دید باشید.

بیشتر ب

شما به ارائۀ کارتان اعتماد دارید و حتی مشتاق به انجام دادن آن هستید. می­دانید که این فرصتی برای درخشیدن شماست و سعی دارید از این فرصت، بیشترین استفاده را ببرید. اما این‌که به جای تمرکز بر مخاطبان، بیشتر بر خود و پیامتان تمرکز کنید، خطرناک است. امکان دارد به جنبه‌های فنی تأثیرگذاری کارتان اهمیت داده و در استفاده از آن‌ها با موفقیت عمل کنید، اما بهتر است بر درک مخاطبان نیز تمرکز کنید.

بیشتر ج

این وضعیت رویکرد پیچیده­ای را منعکس می­کند که در آن هدف شما بیش از انتقال پیام، نتیجه‌گیری است؛ یعنی شما یک فرد «نتیجه‌گرا» هستید. مراقب باشید که خود را در این فرایند قربانی نکنید. هدف یک ارائۀ خوب، یادگیری مخاطبان است، اگر نتوانید بدرخشید، فرصت خود را از دست خواهید داد. به تکنیک­های انتقال پیام در این کتاب توجه داشته باشید.

نتیجه‌گیری

اگر این اولین باری است که خود را ارزیابی می­کنید، پس تحلیل فوق را هنگام مطالعۀ این کتاب در ذهن داشته باشید. به قسمت­های تأکیدشده و نکات و تکنیک‌ها توجه نمایید. این موارد به شما کمک می­کنند تا میزان پاسخ­های الف را کاهش داده و به ترکیبی متعادل از پاسخ­های ب و ج برسید. پس از خواندن کتاب و امتحان تکنیک­ها، مجدداً این ارزیابی را انجام دهید. اگر صادقانه پاسخ دهید، می‌توانید میزان پیشرفت خود را به‌درستی بسنجید.

فصل اول
آماده‌سازی

اگر فردی کارکشته هستید و می­خواهید کیفیت کارتان را ارتقا دهید، یا اگر برای اولین بار قرار است کاری را ارائه دهید و می­خواهید اعصاب متشنج‌تان را تسکین دهید، این فصل به شما کمک می­کند اجرای خود را برنامه­ریزی نموده و سؤالاتی را از خود بپرسید که پاسخ­های آن برای آمادگی‌تان ضروری است. موارد زیر در این فصل بررسی خواهند شد:

  • تعیین اهداف
  • پاسخ دادن به این سه سؤال حیاتی در خصوص: مخاطب، محتوا و هدف
  • استفادۀ بهینه از موقعیت
  • انجام تحقیقی کامل
مثبت بیندیشید

برخی افراد ارائه دادن طرح­ها را دوست دارند و آن را فرصتی برای درخشیدن و بهترین موقعیت برای تأثیرگذاری بر مردم می­دانند. اما کسانی نیز هستند که واکنش متفاوتی در هنگام ارائۀ کار دارند، واکنش‌ آن‌ها این است که «چطور میتوانم از زیر این کار شانه خالی کنم؟»

ارزیابی مزایا

همیشه احتمال خطا در نحوۀ ارائه است نه در اهداف آن. به مزایایی بیندیشید که می­توانید در نتیجۀ یک ارائۀ متفکرانه به‌دست آورید. راه­های بسیاری برای موفق شدن وجود دارد.
· مالی: این مزیت شامل افزایش بودجه، گرفتن بودجه، یا جلب سرمایه‌گذاران است.
· جذب کردن: اگر یک ایدۀ جهانی یا سیاست شرکتی را مطرح می­کنید، سلاح اصلی شما برای تسخیر قلب و ذهن مخاطبان، ارائۀ طرح است.
· تجلیل: اگر موقعیت حقیقی یا حقوقی­تان در خطر است، فرصتی جهت کسب اعتبار برای خود دارید. (وقتی فردی روی صحنه طرحی را ارائه می­دهد، هر دوی این موقعیت­ها در خطر است).

به چرایی و چگونگی ارائۀ خود تمرکز کنید

 

· رضایت فردی: حتماً لازم نیست کار خارق‌العاده­ای انجام دهید، اما هر ارائۀ خوبی باید در شما احساس غرور ایجاد کند.

مزایای شخصی

طبیعی است که از فکر رفتن روی صحنه، دچار اضطراب شوید و اگر ترجیح می‌دهید که فقط با ارائه کارتان توانایی‌های‌تان را نشان دهید، ممکن است مخاطبان خود و فرصت ارتقا را از دست بدهید. برای عبور از مانع دلهره، باید شیوة «تمرکز» را در پیش بگیرید. ابتدا پنج هدف اصلی خود را نوشته و مشخص کنید که قرار است بر چه کسانی تأثیر بگذارید و چه پیامی را به آن­ها منتقل کنید. اگر نمی­دانید مخاطبانتان چه کسانی هستند، پس بخش­های مربوط به مخاطب، محتوا و هدف را مطالعه نمایید.

 

 



برای درک بهتر اهمیت نکات، ببینید اهمیت موارد مطرح نشده چقدر است. ممکن است پیام­هایی نظیر این را دریافت نمایید:
¬ کار خود را آن‌طور که باید نمی­فهمم تا بتوانم توضیح دهم.
¬ من فاقد اعتماد به نفس و یا شایستگی هستم.
¬ پیام‌دهندۀ خوبی نیستم.
¬ ترجیح می­دهم به نفع دیگران کنار گذاشته شوم.
¬ نمی­خواهم فرصتی برای ملاقات و تأثیرگذاری بر همتایان خود داشته باشم.
آیا اگر کسی در یک مصاحبۀ شغلی، موارد بالا را ذکر کند، شما چنین فردی را استخدام می­نمایید؟ ممکن است همۀ ما هر از چند گاهی به یک یا چند مورد فوق دچار شویم، اما لازم نیست این مطلب را اعلام نماییم. این کتاب را بخوانید تا ضعف‌های خود را به نقاط قوت تبدیل کرده و پتانسیل­های ارائه را به حداکثر برسانید.
تعیین هدف

تعیین اهداف از اهمیت زیادی برخوردار است و در دو زمینه کاربرد دارد. اول اینکه با انتخاب اهداف، گام‌های نخستین­ را به‌سوی دستیابی و آماده‌سازی برمی­دارید تا به بهترین شکل به آن­ها برسید. دوم، یک عنصر روان‌شناختی قدرتمند و ساده می‌تواند با در نظر داشتن یک هدف در ذهن، فردی را که با بی‌میلی به فرایند ارائه می‌اندیشد، به فردی با انگیزة فراوان برای رسیدن به این هدف تبدیل نماید. این کار به شما کمک می­کند در کار ارائه هدفمندتر شوید.